番茄工作法、紧急重要四象限和GTD工作法简介
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什么是番茄工作法?

意大利人弗朗西斯科·西里洛发现,25分钟用于做事情,是个超棒的单位时间长度。对于大多数人来说,要求他们集中25分钟注意力,是没啥难度的。而在25分钟后,休息5分钟,又能使大脑不积累疲劳感。
同时,25分钟+5分钟,又是比较适合用于规划一天的一个时间单位。正因为25分钟有这些奇妙的特性,因此,弗朗西斯科提出了巧妙的番茄工作法,方法如下:

  1. 开始工作之前,你要把你要工作的事情,捋一捋,先都写下来,并估计每件事大概需要几个25分钟。这些写下来的事情,稍后每干完一样后,都要把它划掉。
  2. 现在,在写下来的事情中挑一件事情开始专注地去做。强迫自己专注25分钟做这一件事情,直到这25分钟结束,这就是一个番茄,然后小休息放松一会(通常是5分钟),让大脑不要积累疲劳感。
  3. 然后再次专注25 分钟,如此循环。你会发现,如此几次循环,头脑的疲劳感还好,还能有效率地继续。
  4. 每完成4次番茄,多休息一会,比如2030分钟。
参见 https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

 


什么是时间管理的四象限法则?

  • 不论什么样的任务,都可以被归为四类:
    • 第一象限: 重要且紧急 
    • 第二象限: 重要但不紧急  
    • 第三象限: 紧急但不重要  
    • 第四象限: 不紧急也不重要  

 

  • 你是否觉得自己的工作绝大部分都被紧急且重要或 者紧急但不重要的活儿所占据?

      如果是,这恰恰说明您不是一个职场的高效能人士!您之所以一直在救火,是因为本该花在不紧急且重要的时间,耗到了紧急且不重要的上面去了。

  • 高效能人士的成功理论,是紧急且重要的事情处理完后,处理重要但不紧急的事情。
  • 那些紧急但不重要的事情谁处理呢?有没有更合适去干的人?没人的话可不可以培养?总之,你觉得这事儿不重要可能因为这事儿别人处理或帮着处理会更好。

番茄·人生软件在每登记一个任务时,都让用户权衡它的紧急度和重要度。按照这两个属性,会自动进行排序。根据上述理论,软件自动会给重要的任务更大一些权重值,使得用户在处理任务时,更多专注第二象限的任务。

 


什么是GTD

GTDGet Things Done的缩写。我在写番茄·人生时间管理软件时,碰巧也看到这个方法论,觉得我的一些经验和GTD不谋而合(或者也有可能我以前看过这方面的文章但没记住GTD这个名字)。这套方法的英文网站是:https://gettingthingsdone.com/
这个网站的最后一句话是:Your mind is for having ideas, not holding them.®
所以,很多人描述GTD的思路大致就是,每当你想到一件你无法在接下来的两分钟内把它处理干净的事情,就先把它找固定的地方记录下来,不要用脑子去惦记着。养成了这个习惯,就做到了GTD方法的一大部分(如果你不想更细节地了解GTD,就记一句古话,好记性不如烂笔头)。

GTD
的剩余部分就是一些如何把已经记录下来的事情做好的一些简单有效的好步骤好习惯。

如果你还有兴趣看,分五个步骤:
1
Capture 领悟自己要干啥
2
Clarify 简单写处理思路,你自己做还是交给别人做,放弃还是暂时搁置还是删除它 (可以用紧急重要四象限法则)
3
Organize 整理上述梳理结果,并确保你真的会被提醒到这些事情,所以,用软件记录也许是个好方法
4
Reflect 没事常看看列表,好知道当下该干点啥,并保持列表更新
5
Engage 投入注意力,干活 (可以用番茄工作法)

番茄·人生时间管理软件的任务列表,刚好可以用这5GTD步骤来管理自己的任务,所以我觉得也还真算是殊途同归。


最后,如何把番茄工作法、紧急重要四象限分类法、GTD的思想结合起来呢?

我们先来分析一下,这三个方法的异同:

1)        番茄工作法,工作之前,要求我们掏空脑子,先列一张待办事项清单,这点和GTD的第一个步骤,Capture,是类似的。咱别想到哪儿做到哪儿。

2)        但番茄工作法没有强调列出来的待办事项可以有个梳理过程。因为番茄工作法的列举是更聚焦于当天的事项,而不是中长期的目标。它就说要写下来,去做吧。甚至它没有谈到是否可以考虑搁置,或者舍弃某些待办事项。GTD在第二步骤,Clarify谈到了事情的梳理。

3)        不过,梳理时,究竟怎么思考,GTD也没提供很明确的参考思路。而这时候,紧急/重要四象限法则就是一个很好的梳理方法。哪些先做哪些后做,哪些不做,哪些给别人做,每个象限都有处理建议。

4)        但是GTD和四象限,都没有教你如何专注。让自己行动起来,并达到高效专注的执行状态,番茄工作法还是一个超棒的方法。

5)        最后,一个小细节,番茄工作法和四象限分类法没有提到GTD里一个重要的好习惯:第三步骤和第四步骤,Organize和Reflect。不是今天梳理完了,分类完了,只管一天,明天就忘了。你要让你列下来待办事项的清单随时可以打开查阅,并保持更新。

 

所以,如何结合呢?我的推荐:

首先,要规划短期,中期,长期,自己要做什么,不做什么(用GTD列出,用四象限归类梳理);

其次,对这些事情进行安排,并一直坚持自己的安排(整理好,记在某个固定的地方);

最后,执行这些安排时,不要拖拉,从25分钟开始行动,要高效,要专注(使用番茄工作法)。

 

为了更好地结合这三个方法,我不断思考,并归纳了一些套路,并围绕这些套路开发出了番茄·人生软件,于此网站分享给大家。Have fun with www.tomatolife.cn


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